Comment choisir le bon dispositif ?

Selon le mandat et ses objectifs, la participation du public peut revêtir plusieurs formes. Pour s’adapter à toutes les circonstances ou presque, l’Office a recours à une variété de dispositifs participatifs.

Ce choix influencera non seulement le nombre, la durée, mais également le degré de participation². On détermine donc le bon dispositif en s’appuyant sur plusieurs facteurs décisionnels.

D’abord, le mandat et son contexte constituent la base de la démarche. Sans une compréhension claire, il est impossible de choisir le dispositif approprié aux besoins et objectifs visés.

Ensuite, nous dressons l’inventaire des personnes et organisations susceptibles d’être affectées de loin ou de proche par le sujet ou le projet : c’est ce qu’on appelle la cartographie des parties prenantes. Elle permet non seulement d’identifier les acteurs clés, mais aussi de cibler les contraintes qui pourraient empêcher certaines personnes ou certains groupes de participer à nos démarches. En anticipant les obstacles ou besoins potentiels, il est possible de choisir un dispositif adapté pour qu’il soit le plus accessible et inclusif.

Le degré d’influence ou « l’état de la décision à prendre » correspond au point où se trouve l’entité promotrice dans son processus décisionnel. Il indique à quel point les contributions des personnes ou organisations participantes peuvent réellement influencer la décision finale. Plus la décision est avancée, plus l’influence sur la décision est précise. C’est un critère important qui nous permet de déterminer le niveau d’engagement du public et, par le fait le même, le bon dispositif participatif.

Le temps joue également un rôle déterminant dans le choix du dispositif. Il influence la structure, l’intensité, et la fréquence des activités. Plus le temps est limité, plus il est crucial de choisir un dispositif efficace. Le choix final doit donc être adapté pour maximiser les retombées de la participation tout en respectant le temps alloué pour la démarche.

Enfin, le coût des activités est à prendre en considération, par exemple les honoraires des commissaires, la location d’une salle, l’embauche d’un vidéaste pour filmer une visite terrain virtuelle, la réservation d’un autobus, l’achat de matériel d’animation, etc. Tout cela fait également partie d’une planification rigoureuse de l’Office dont le budget annuel est octroyé par le conseil de ville.

La commission consultative

La mission de l’Office est de « concevoir et mettre en œuvre des démarches de participation publique ». Pour réaliser les mandats qui lui sont confiés par la Ville de Longueuil, il dispose de plusieurs possibilités. La version la plus connue des dispositifs de participation publique est la consultation publique, souvent menée dans le cadre de ce qu’on appelle une commission consultative.

Quoi ?

On appelle commission consultative le processus de participation publique qui repose sur le travail d’une « commission indépendante responsable de réaliser le mandat qui lui a été confié »².

C’est la présidence de l’Office qui procède à la nomination des membres de cette commission. Ils sont choisis parmi les 12 commissaires, nommés par le conseil de ville, actuellement habilités à siéger dans le cadre d’un mandat confié à l’Office.

La commission peut être composée d’une seule personne (comme dans le cas d’un mandat de concordance réglementaire) ou de plusieurs (comme dans le cas du mandat de préconsultations sur la révision des règlements d’urbanisme de la Ville de Longueuil et de ses arrondissements).

Elle est appuyée par l’équipe permanente de l’Office tant dans ses travaux d’analyse et de rédaction que dans la logistique de la démarche.

Quand ?

Bien que l’Office puisse concevoir et mettre en œuvre toutes sortes de démarches participatives, dans certains cas, le recours à la forme de commission consultative est obligatoire.

Ce sont des cas prévus notamment par la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme (LAU)³. Toutefois, cette méthode de participation peut également être utilisée dans d’autres types de mandats.

Comment ?

Une commission consultative se déroule toujours en trois grandes étapes.

• Information
• Expression des opinions
• Rédaction et publication du rapport

Ce processus est précédé d’un travail préliminaire accompli par l’équipe de l’Office pour préparer le déroulement de la commission consultative et s’assurer que la commission peut exercer son mandat dans les meilleures conditions.

C’est lors de cette étape préliminaire que l’Office déploie ses efforts de communication et de mobilisation pour s’assurer que tous les publics visés sont avertis de la tenue d’une consultation publique.

L’étape d’information

C’est le début de toute démarche de participation publique à l’Office. « Pas de participation sans information », répète souvent la présidente. Cette partie du processus a pour but de présenter toutes les parties prenantes avec une information qui soit la plus égale et la plus précise possible.

Dans le cas d’une commission consultative, la phase d’information revêt un aspect plus formel.

Au minimum, lorsqu’une commission consultative est responsable d’une démarche, une séance d’information doit être offerte au public. Elle permet aux représentants de la Ville ou du promoteur de présenter toute l’information dont ils disposent sur le projet étudié, ses enjeux, ses défis et ses contraintes.

Dans un second temps, lors de la même séance ou à une date ultérieure, une période de questions est ouverte. La commission, et plus particulièrement la personne qui en a la présidence, organisent alors le débat pour qu’il se déroule selon les principes de la charte d’engagement de l’Office. Elle peut aussi poser des questions supplémentaires à la Ville ou au promoteur pour obtenir des éclaircissements.

Toute l’information présentée et toutes les réponses obtenues lors de cette étape sont rendues publiques sur le site de l’Office. Si certaines questions n’obtiennent pas de réponse lors des séances publiques, la commission s’assure de les obtenir par écrit avant le début de l’étape suivante.

L’étape d’expression des opinions

La seconde étape de la commission consultative se concentre sur la contribution des personnes participantes.

Durant cette étape, toute personne qui souhaite le faire est invitée à présenter son opinion devant les membres de la commission. La présentation de l’opinion dure une dizaine de minutes, puis la commission dispose d’une dizaine de minutes supplémentaires pour poser des questions et approfondir un peu les idées de la personne participante.

Cette présentation peut se faire en personne, mais aussi à distance, si souhaité.

La commission reçoit également des contributions écrites. Toute personne qui le souhaite peut donner son opinion par courriel. Il n’est pas nécessaire d’écrire un document compliqué : une opinion écrite peut être présentée sous la forme d’un simple courriel de quelques lignes ou d’un court texte d’une page. Elle peut aussi prendre la forme d’un document plus complexe.

Toutes ces formes de contribution ajoutées à l’information recueillie lors de l’étape précédente vont ensuite être utilisées par la commission pour la prochaine étape du processus : la rédaction du rapport.

La rédaction du rapport

Cette dernière étape représente le point culminant du travail de la commission.

Au terme de toute la démarche, la commission procède à l’analyse de toute l’information, à la rédaction du rapport et à la formulation de ses recommandations.

Comme tout au long du processus, elle est accompagnée et soutenue par l’équipe de l’Office.

Conclusion

La commission consultative est le dispositif de participation publique le plus connu. C’est l’image que le grand public se fait de la participation publique en général.

Cependant, c’est loin d’être l’unique façon de faire de la participation publique. L’Office tente toujours d’adapter ses méthodes aux mandats qui lui sont confiés et aux enjeux qu’ils soulèvent, pour servir le mieux possible le mandat qui lui est confié, et la population concernée.

Si la commission consultative ne représente pas toujours la solution, certaines de ses composantes se retrouvent souvent dans d’autres formes de dispositifs participatifs, la preuve que, parfois, il n’est pas toujours nécessaire de tout réinventer.