Anatomie d’une démarche participative – Toutes les étapes, du mandat à la diffusion
Quand une ville comme Longueuil décide de consulter sa population, cela ne se fait pas en un claquement de doigts. Pour que l’exercice se déroule dans les meilleures conditions possibles, il y a toute une série d’étapes à respecter. Cela assure que la démarche à laquelle participent les citoyennes et les citoyens est la plus transparente, informée et claire possible. Dans cet article, nous explorons en détail les étapes essentielles qui contribuent au succès d’une démarche de l’Office.
Octroi du mandat et planification
La première étape d’une démarche de participation publique est l’octroi du mandat par résolution du conseil ordinaire ou du comité exécutif de la Ville de Longueuil. La résolution précise l’objet du mandat au sujet duquel l’Office devra concevoir et mettre en œuvre une démarche participative pour la population. Cette étape est importante, car elle définit le cadre et les objectifs de la démarche. Notre équipe doit bien comprendre le mandat pour planifier efficacement ses activités et choisir les dispositifs de participation appropriés. Tous ces choix influencent la portée et la nature des activités de la démarche participative.
Les activités
L’étape d’information
L’étape d’information est la première étape publique de la démarche. Elle fournit aux personnes participantes toutes les informations nécessaires pour comprendre le sujet de la démarche. Une bonne compréhension de l’information permet aux personnes participantes de formuler des opinions éclairées lors des prochaines étapes. Les moyens d’information peuvent inclure : des soirées d’information, des documents écrits, des présentations, des vidéos explicatives, etc. Dans certains cas, l’Office va faire appel à des personnes expertes de différents domaines pour apporter un éclairage supplémentaire sur les questions soulevées par les différents mandats. Notre objectif : permettre aux gens d’être en mesure de comprendre et de s’approprier l’enjeu !
L’étape d’expression des opinions
L’étape suivante est celle de l’expression des opinions. C’est le moment pour la population de partager ses idées, ses commentaires et ses préoccupations. L’Office met en place divers moyens pour recueillir ces opinions : soirées de présentation des opinions devant une commission, questionnaires en ligne, ateliers de discussion, collectes d’opinions écrites, etc. L’objectif est de recueillir un éventail diversifié des points de vue qui coexistent dans la communauté.
Le rapport
L’analyse et la rédaction
Une fois les opinions recueillies, toutes les contributions reçues sont analysées. Ce que cela signifie, c’est que toutes les opinions sont lues, synthétisées et classées pour dégager des constats et formuler des recommandations. Toutes les contributions des personnes participantes et les informations fournies par la Ville et les entités promotrices sont prises en compte de façon rigoureuse et impartiale.
C’est donc à partir de toutes ces données que l’Office pourra formuler des recommandations aux personnes élues dans le rapport final. La rédaction du rapport peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois, selon la complexité du mandat et le nombre total de participations… mais, évidemment, on ne se plaindra pas lorsqu’il y a beaucoup d’opinions !
La diffusion
La dernière étape est la communication et la diffusion du rapport. Une fois le rapport prêt, il est envoyé à la mairesse de Longueuil puis, un maximum de quinze jours plus tard, rendu public sur le site web de l’Office. Cette transparence, caractérisée par la publication du rapport et de toute la documentation prise en compte, est essentielle pour rendre accessible le résultat de la participation des personnes et organisation de Longueuil, et, par le fait même, renforcer la confiance du public dans le processus de participation.
Une démarche bien planifiée et bien exécutée permet non seulement de recueillir des opinions éclairées, mais aussi de créer un dialogue constructif entre la communauté et l’administration publique.